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Betriebsveranstaltungen steuerlich neu geregelt
(Pressemitteilung 7/2015 vom 11. Juni 2015)   

Betriebsfeste sind eine willkommene Möglichkeit, den Mitarbeitern einmal außerhalb des normalen Arbeitsalltages für die geleistete Arbeit zu danken und als Motivation gedacht für ein über die Arbeit hinausgehendes zwischenmenschliches Miteinander. Deshalb werden auch oft Partner und sonstige Angehörige mit eingeladen. Bisher war die steuerliche Behandlung in den Lohnsteuerrichtlinien geregelt. Aber der Gesetzgeber hat nun in § 19 Abs.1 Satz 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz festgelegt, was steuerlich für die Zuwendungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung gilt. Prinzipiell können wie bisher zwei Veranstaltungen jährlich pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei sein.

Freibetrag statt Freigrenze

Nach bisher geltender Rechtsprechung waren die üblichen Zuwendungen eines Arbeitgebers an seine Mitarbeiter im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen bis zu einer Freigrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer (inkl. Umsatzsteuer) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Wurde jedoch diese vom Fiskus genehmigte Freigrenze auch nur um einen einzigen Cent überschritten, waren normalerweise die gesamten Zuwendungen für den Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil bzw. steuerbarer Arbeitslohn zu behandeln. Diese Praxis wurde jetzt geändert, indem ein Freibetrag bis zu 110 Euro pro Veranstaltung angesetzt werden kann. Wobei ein Freibetrag gegenüber einer Freigrenze steuerlich den Vorteil hat, dass bei einer Überschreitung dieses Betrages nur der darüber liegende Anteil steuer- und sozialabgabenpflichtig wird und nicht die gesamte Summe zur Grundlage der Berechnung heranzuziehen ist.

Anrechnungsfähige Aufwendungen

Der Bundesfinanzhof (BFH) veröffentlichte im vergangenen Jahr mehrere Urteile zu Betriebsveranstaltungen. Dabei hatte er u.a. festgestellt, dass nicht sämtliche Leistungen des Arbeitgebers für die Feier in die 110 Euro-Frei-grenze einfließen, sondern nur solche, die von den teilnehmenden Arbeitnehmern „unmittelbar konsumiert“ werden. Dazu gehörte etwa die Bewirtung mit Speis und Trank sowie Aufwendungen für Künstler und Musiker. Zudem wurde der auf die Begleitperson entfallende Anteil der Kosten den Arbeitnehmern nicht als eigener Vorteil zugerechnet.

Diese Regelungen wurden im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2015 weitestgehend gekappt. So beschloss der Gesetzgeber, dass in den Freibetrag alle Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen sind. Dazu gehören über die oben bereits genannten Kosten für Speisen und Getränke hinaus dann auch insbesondere Raum- und Ausstattungskosten sowie eventuelle Aufwendungen für Eventmanager und fremdes Organisationspersonal. Eine Aufteilung der Aufwendungen in nicht konsumierbare und konsumierbare Kosten ist folglich künftig nicht durchzuführen. Die Crux bei der Sache: Erstens werden alle Veranstaltungskosten in die Berechnungsbasis für den umlagefähigen Gesamtbetrag einbezogen, und zweitens werden auch die Kosten für die Begleitperson in die 110 Euro-Grenze des Arbeitnehmers mit eingerechnet. Folglich kann diese Regelung künftig schnell zur Überschreitung des Freibetrags und zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen.

Nicht anrechnungsfähige Aufwendungen

In Abhängigkeit von der Art und dem Stellenwert einer Firmenveranstaltung können natürlich auch Mitarbeiter aus anderen Niederlassungen oder Auslandsrepräsentanten und vergleichbar Beschäftigte zu einer besonderen Feierlichkeit anreisen müssen bzw. dürfen. Hier gilt: Reisekosten sind nicht in die Zuwendungen einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen - sie werden gesondert abgerechnet. Dies gilt auch für Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z.B. AfA für Räume, die genutzt werden, und Lohnkosten für eigene Angestellte, die an den Arbeiten für die Vorbereitung und Durchführung der Betriebsveranstaltung beteiligt sind.

Definition Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Darunter fallen beispielsweise ein Betriebsausflug, die Weihnachtsfeier, ein Betriebsjubiläum und Veranstaltungen mit vergleichbar (unternehmens-) umfassendem Charakter. Nicht darunter fällt etwa eine Veranstaltung zu Ehren eines einzelnen Arbeitnehmers wie ein runder Geburtstag, ein Jubiläum oder eine Verabschiedung. Genauso wenig gehören Veranstaltungen dazu, die für Kunden oder Geschäftspartner durchgeführt werden, auch wenn Arbeitnehmer daran teilnehmen, um die Gäste zu betreuen. Die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils (Abteilung, Filiale usw.) offenstehen, eine Beschränkung in dieser Hinsicht kann steuerlich schädlich sein.

Fazit

Durch die geänderten Berechnungsgrundlagen für Betriebsveranstaltungen ist die steuerliche Freistellung nicht in allen Punkten leichter bewertbar geworden. Deshalb empfiehlt es sich, bereits vor der Konzeption und Planung professionellen Steuerrat einzuholen.

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